加強(qiáng)地方軍工科技檔案收集的思考

企業(yè)科技檔案收集工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)，也是檔案工作的起點(diǎn)和關(guān)鍵。檔案材料積累是否齊全，收集是否完整，直接關(guān)系到歸檔材料的合格性以及檔案信息利用價(jià)值的可靠性。由于科技檔案的產(chǎn)生領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，決定了科技檔案同其他檔案在性質(zhì)上的區(qū)別，尤其是軍工企業(yè)，科技檔案直接關(guān)系到裝備的壽命周期管理及裝備完好性的保障工作。本文對傳統(tǒng)地方軍工企業(yè)科技檔案收集工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，針對存在的主要問題提出相應(yīng)的應(yīng)對措施，以期能對類似的企業(yè)起到參考作用。

1  科技檔案收集工作現(xiàn)狀

1.1  檔案員配備不足，專業(yè)知識欠缺

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)關(guān)注的是有關(guān)企業(yè)生存和持續(xù)發(fā)展的新產(chǎn)品開發(fā)事宜，由于檔案管理不直接產(chǎn)生效益，勢必會影響領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的認(rèn)識、意識以及重視程度。在承擔(dān)研制項(xiàng)目過程中，由于研制節(jié)點(diǎn)要求以及研制工作量大，加上平時(shí)科技人員儲備不足，常常出現(xiàn)科技人員捉襟見肘現(xiàn)象，無暇顧及檔案員配備是否合理，人員是否充足等問題，出現(xiàn)檔案管理人員配備不足是必然的；同時(shí)受長期以來檔案管理中所形成的習(xí)慣影響，檔案管理人員與領(lǐng)導(dǎo)間不時(shí)會出現(xiàn)意識上的偏差，平時(shí)的進(jìn)修、專題培訓(xùn)機(jī)會少，導(dǎo)致專業(yè)知識欠缺，知識更新滯后，難以滿足檔案收集、整理、編目、利用過程中需要的專業(yè)知識需求，影響科技檔案的專業(yè)性和成套性，嚴(yán)重時(shí)由于檔案的缺失影響到產(chǎn)品延壽修理，很難保證裝備的完好性。

1.2  管理制度不完善，可操作性不強(qiáng)

一般地方軍工企業(yè)均有成套的檔案管理制度，包括管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)、歸檔制度、保管制度、借閱制度等，通常都是套用國家有關(guān)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和要求編制而成，很少有企業(yè)能將自身檔案管理特點(diǎn)編制到相關(guān)管理制度中，不時(shí)出現(xiàn)諸如檔案管理員負(fù)責(zé)所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理之類的規(guī)定，模糊了項(xiàng)目研制人員在科技檔案收集中的作用，缺乏主動性，甚至?xí)霈F(xiàn)推諉，認(rèn)為檔案收集完全是檔案管理員的職責(zé)，使檔案收集工作陷于被動。當(dāng)前，地方軍工企業(yè)檔案管理普遍存在制度不完善、更新不及時(shí)、操作性不強(qiáng)、落實(shí)流于形式等弊端，不利于檔案收集和整理的統(tǒng)籌管理。

1.3  檔案管理考核機(jī)制缺失

地方軍工企業(yè)根據(jù)所承擔(dān)的研發(fā)項(xiàng)目，開展了圍繞項(xiàng)目所實(shí)施的檔案管理，努力深化項(xiàng)目檔案管理工作，但缺失相應(yīng)的考核機(jī)制，或考核機(jī)制與實(shí)際工作不符而流于形式，管理效果不佳，顯現(xiàn)出檔案信息管理工作積極性不高，收集方式方法和手段落后，工作得過且過，導(dǎo)致檔案管理規(guī)范化進(jìn)程受阻，給檔案的利用和開發(fā)增加了難度。特別是對科技檔案管理的源頭—科技檔案的收集影響明顯，科技檔案的專業(yè)性、成套性和一致性不容樂觀。

2  應(yīng)對措施

2.1  加強(qiáng)人員培訓(xùn)，深化內(nèi)部挖潛

過硬的業(yè)務(wù)能力是順利完成檔案管理工作并保證其質(zhì)量的關(guān)鍵。檔案人才隊(duì)伍建設(shè)同樣涉及人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、人才數(shù)量、人才技能等諸多方面，通過學(xué)習(xí)提高，逐步改變傳統(tǒng)的工作模式和工作思維。在實(shí)際工作中要突出檔案專業(yè)技術(shù)人員的主力軍地位，科研人員及時(shí)跟進(jìn)，將人才培養(yǎng)與具體項(xiàng)目相結(jié)合，在實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)，提高能力。具體可從以下三方面入手：一是發(fā)揮外部專業(yè)培訓(xùn)主渠道作用，以崗位培訓(xùn)為主，輔以專題培訓(xùn)和繼續(xù)教育培訓(xùn)加以充實(shí)和細(xì)化，不斷實(shí)現(xiàn)檔案專業(yè)人員知識、能力、素質(zhì)持續(xù)提高。二是探索培訓(xùn)形式和方法，創(chuàng)造學(xué)習(xí)環(huán)境和平臺，增加與兄弟單位間的交流，拓寬專業(yè)知識視野，提高解決實(shí)際工作中各種疑難問題的能力。三是建立資源體系，探索和構(gòu)建具有地方軍工特色的內(nèi)部培訓(xùn)機(jī)制，將科研人員特別是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人納入培訓(xùn)，提高對軍工科技檔案重要性的認(rèn)識以及了解并掌握軍工科技檔案收集的方式方法，使科研開發(fā)工作與科技檔案收集工作有機(jī)融合，相互促進(jìn)，并在實(shí)踐摸索中提升科技檔案收集能力和水平。

深化內(nèi)部挖潛，化解專職檔案人員不足難題?？蒲许?xiàng)目檔案是指一個(gè)科研項(xiàng)目從立項(xiàng)開始到成果形成以及后續(xù)推廣應(yīng)用，所形成具有保存價(jià)值的材料，在實(shí)際工作中，需強(qiáng)化三級積累，即科研人員、專職資料員、檔案人員，達(dá)到分級管理、分線負(fù)責(zé)。由于軍工科技檔案形成于特定的專業(yè)領(lǐng)域，具有以課題項(xiàng)目成套的特點(diǎn)，在項(xiàng)目研制過程中，可靠、真實(shí)的科研文件在記錄科研項(xiàng)目研制過程的同時(shí)，也形成了科技檔案文件，科研人員對項(xiàng)目的了解遠(yuǎn)勝于檔案管理人員，因而，在科技檔案收集過程中，科研人員的作用顯得尤為重要，但同時(shí)需要檔案技術(shù)人員及時(shí)進(jìn)行指導(dǎo)并督查與檔案相關(guān)內(nèi)容的成套性，提高軍工科技檔案質(zhì)量。

2.2  優(yōu)化收集方式，完善歸檔制度

科技檔案的專業(yè)性強(qiáng)，其收集過程工作量大，要求高?？蒲腥藛T和檔案管理人員由于專業(yè)視角不同，對今后工作及研究具有考查、利用價(jià)值的文件資料的處理方式會存在一定的差異，因而，科研人員是科技檔案收集過程中保證檔案材料專業(yè)性、成套性、一致性的主力軍。科技檔案收集的是原始的第一手資料，地方軍工企業(yè)在研制項(xiàng)目的開展過程中，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)項(xiàng)目研制過程科技檔案的收集，要立足于項(xiàng)目科研人員對科技檔案收集負(fù)主要責(zé)任，合理運(yùn)用信息技術(shù)，在符合武器裝備研制程序的基礎(chǔ)上，在檔案管理人員指導(dǎo)下，對照檔案收集工作要求，開展項(xiàng)目科技檔案的收集，在實(shí)踐中改進(jìn)和優(yōu)化收集方式，使項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對歸檔文件材料的齊全、完整負(fù)責(zé)落到實(shí)處?？萍既藛T前端控制，檔案人員跟蹤檢查，可以有效保證周期長、程序復(fù)雜的軍工項(xiàng)目科技檔案收集的完整性。

完善科技檔案歸檔制度，對于研制周期長的項(xiàng)目，可以根據(jù)研制程序的要求分階段制定科技檔案歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求，并按研制節(jié)點(diǎn)要求適時(shí)調(diào)整，完善，對于那些可能散佚的文件要給予及時(shí)補(bǔ)充。從制度內(nèi)容、實(shí)際效果入手，制定并優(yōu)化科技檔案合理催交制度，及時(shí)研究并解決出現(xiàn)的問題，確保軍工科技檔案歸檔制度的合理性、適用性和可操作性。檔案管理人員監(jiān)督好歸檔工作的落實(shí)情況，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。充分利用好保密檢查、體系檢查以及生產(chǎn)許可證檢查等環(huán)節(jié)，重點(diǎn)關(guān)注科技檔案的管理情況，尋找薄弱環(huán)節(jié)，不斷地完善提高。

2.3  加強(qiáng)制度建設(shè)，健全考核機(jī)制

目前，檔案管理工作要求較為嚴(yán)格，國家層面的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和制度日臻完善，但在企業(yè)的實(shí)際執(zhí)行層面，尚需加強(qiáng)可操作的制度建設(shè)，清晰管理流程，健全考核機(jī)制。在傳統(tǒng)的檔案管理體系下，文件主管部門對后續(xù)檔案管理工作考慮不足，而檔案主管部門卻很難對文件工作進(jìn)行有效的前端控制，這就要求進(jìn)行科學(xué)的檔案工作頂層設(shè)計(jì)，嚴(yán)格按制度要求開展工作，減少工作的隨意性。

建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確科研業(yè)務(wù)管理部門的崗位職責(zé)，把軍工科研檔案收集列入科室的職責(zé)范圍，并責(zé)任到人，保證收集和研究同步，使企業(yè)有限人力資源最大化。切實(shí)將檔案工作納入到企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃中，納入考核干部實(shí)績內(nèi)容中，實(shí)現(xiàn)分級管理，明確崗位責(zé)任人員、責(zé)任范圍以及考核標(biāo)準(zhǔn)，研制項(xiàng)目責(zé)任人員落實(shí)到項(xiàng)目組的負(fù)責(zé)人，將檔案收集與項(xiàng)目進(jìn)度節(jié)點(diǎn)有機(jī)結(jié)合，將檔案收集與檔案保密工作有機(jī)結(jié)合，形成項(xiàng)目研究與檔案收集同步考核機(jī)制，增強(qiáng)自身的使命感和責(zé)任感，從源頭保證科技檔案收集的有效性和準(zhǔn)確性。檔案主管部門加大研制中涉及檔案收集的監(jiān)督檢查力度，為考核提供依據(jù)，通過修改完善制度使管理工作向標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化的方向發(fā)展，形成責(zé)任追究、業(yè)務(wù)考核、獎懲等有關(guān)措施，增強(qiáng)工作活力，發(fā)揮潛能，充分調(diào)動積極性、創(chuàng)造性，逐步滿足軍工科技檔案收集管理要求。

3  結(jié)語

軍工企業(yè)科研檔案作為一種特定的檔案，由于其載體形式的原始性、真實(shí)性，其信息內(nèi)容的知識性，其價(jià)值的潛在性，使科研檔案在科研、生產(chǎn)中發(fā)揮著不可替代作用。而科技檔案的收集是保證科技檔案完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性的重要環(huán)節(jié)。在新形勢下如何加強(qiáng)地方軍工企業(yè)科技檔案的收集是一個(gè)值得思考的問題，需要領(lǐng)導(dǎo)高度重視，建立完善的符合企業(yè)實(shí)際的管理制度，構(gòu)建軍工科技檔案收集網(wǎng)絡(luò)及檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理人員的技能和素養(yǎng)，優(yōu)化收集方式，內(nèi)部挖潛，達(dá)到對軍工科技檔案有效收集之目的。

本文來源：《企業(yè)科技與發(fā)展》：http://www.00559.cn/w/qk/21223.html