試論檔案管理存在的問題及對(duì)策

    檔案管理作為一項(xiàng)集政策性、機(jī)密性和專業(yè)性為一體的工作，對(duì)整個(gè)社會(huì)而言，不僅具有當(dāng)前的現(xiàn)實(shí)意義，而且具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的歷史意義。尤其，隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作逐步向?qū)I(yè)化、系統(tǒng)化和數(shù)據(jù)化的方向發(fā)展，這就為當(dāng)前檔案管理工作提出了更高的要求。但是，縱觀我國(guó)檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀，由于受制度、設(shè)備、人員等多方面因素的影響，仍存在一些問題，對(duì)檔案管理工作的順利進(jìn)行造成了極其不利的影響。因此，鑒于檔案管理工作的重要性和必要性，本文筆者將結(jié)合自己的工作實(shí)踐，就檔案管理存在的問題進(jìn)行探討，并針對(duì)問題提出了自己的幾點(diǎn)見解和對(duì)策，以供商榷。

一、檔案管理存在的問題

（一）檔案管理制度不健全

    檔案管理作為一項(xiàng)包括檔案收集、整理、鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等多個(gè)環(huán)節(jié)的系列性業(yè)務(wù)活動(dòng)，其開展需要健全的制度作保障。但是，長(zhǎng)期以來(lái)，由于受檔案管理工作不被重視以及檔案管理工作者對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位等因素的影響，致使很多檔案在收集、保管、保護(hù)、借閱以及保密等方面沒有建立健全的檔案管理制度，或建立了制度卻不能在實(shí)踐工作中得以落實(shí)，導(dǎo)致制度流于形式化，從而出現(xiàn)檔案管理人員不及時(shí)整理相關(guān)檔案資料、不辦理嚴(yán)格的借閱手續(xù)等不良現(xiàn)象，致使檔案資料的丟失，嚴(yán)重?fù)p害檔案資料的利用價(jià)值。

（二）檔案管理設(shè)備不齊全

    近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理中的普遍應(yīng)用，促使管理方法和方式發(fā)生了很大的改變，但是現(xiàn)代化設(shè)備在檔案管理工作中的應(yīng)用程度仍比較低。一些檔案管理部門沒有配置足夠的檔案管理設(shè)備，導(dǎo)致檔案管理工作仍采用傳統(tǒng)的管理方法和方式，比如：手工收集、手工檢索等，使檔案在管理過程中出現(xiàn)信息量小、耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)、檢索效率低、檔案利用率不高等不良現(xiàn)象，使檔案管理工作不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展形勢(shì)。

（三）檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

    在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，檔案管理工作要求檔案管理人員不僅應(yīng)有過硬的專業(yè)知識(shí)，而且要具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能。但是，由于受重視程度不夠、資金投入不足等因素的影響，我國(guó)檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊。部分檔案管理部門人員老化現(xiàn)象嚴(yán)重，導(dǎo)致部分檔案管理人員在工作中不思進(jìn)取，不能緊跟時(shí)代潮流學(xué)習(xí)新知識(shí)、新方法、新技能，在工作中仍采用傳統(tǒng)的檔案管理方法，甚至不能熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，導(dǎo)致檔案管理工作的效率大為降低。

二、解決檔案管理存在問題的對(duì)策

（一）建立健全檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化

    俗話說(shuō)：“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，檔案管理工作要想有序、高效的開展就必須建立健全檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。一般而言，建立健全的檔案管理制度應(yīng)從如下兩個(gè)方面做起：第一，在檔案管理制度建設(shè)過程中要充分考慮本檔案部門的實(shí)際情況，以規(guī)范檔案管理人員行為為目的，使制度簡(jiǎn)明實(shí)用，具有可實(shí)行性，從而使制度能夠在實(shí)踐工作中得以落實(shí)，避免流于形式化。第二，制度建設(shè)要建立在公平、合理的基礎(chǔ)上，使制度的約束作用不僅適用于檔案管理工作者，同樣適用于檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)，不搞特權(quán)主義，保障制度建設(shè)的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，從而提高制度的約束力，使檔案管理過程真正做到有章可循，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。

（二）配置現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，提升檔案管理水平

    必要的現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備是做好檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)不能再適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案的需求。因此，這就要求檔案部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)加大對(duì)檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備的資金投入力度，為檔案管理工作配置計(jì)算機(jī)、密集架、防磁柜、防潮機(jī)、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代化的檔案管理硬件設(shè)備，將檔案信息資料輸入計(jì)算機(jī)，并運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行處理，使檔案信息的收集、檢索和使用實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，提高檔案信息的存儲(chǔ)量，提高檔案信息的利用率。此外，還應(yīng)當(dāng)主動(dòng)開發(fā)或引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理和安全防護(hù)軟件，對(duì)檔案信息進(jìn)行光盤存儲(chǔ)等數(shù)據(jù)化處理或利用復(fù)制備份技術(shù)做好檔案?jìng)浞莨ぷ?，提高檔案信息的安全性和長(zhǎng)期使用性，從而切實(shí)提高檔案管理水平，使檔案盡快實(shí)現(xiàn)信息化管理。

（三）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

    檔案管理人員的綜合素質(zhì)在很大程度上決定了檔案管理工作的層次，尤其，隨著社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)的日趨激烈，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，這就要求檔案管理部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。具體而言，應(yīng)做好如下兩個(gè)方面工作：首先，要采取提高工資、福利待遇等措施，加大對(duì)檔案管理人員的吸納力度，并通過競(jìng)爭(zhēng)上崗、社會(huì)招聘等形式，提高檔案管理人員的準(zhǔn)入門檻，吸引既具有專業(yè)檔案管理知識(shí)又具備現(xiàn)代設(shè)備操作技能的高層次、專業(yè)性人才到檔案管理部門工作，逐步優(yōu)化檔案管理工作的人才結(jié)構(gòu)。其次，要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)和教育力度，給他們提供盡可能多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，營(yíng)造一定的學(xué)習(xí)氛圍，鼓勵(lì)他們通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，樹立終身學(xué)習(xí)理念，使他們能夠?qū)⒗碚撝R(shí)與工作實(shí)踐進(jìn)行有效的結(jié)合，從而在工作實(shí)踐中鞏固自己檔案管理方面專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，能夠以積極的態(tài)度去主動(dòng)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能，進(jìn)而使自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)得到優(yōu)化升級(jí)，以滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)綜合型檔案人才的需求。

三、結(jié)束語(yǔ)

    在新的時(shí)代背景下，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)客觀的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作中所存在的問題，從而緊跟時(shí)代的發(fā)展潮流，積極探索解決檔案管理工作中存在問題的策略，不斷建立健全檔案管理制度，為檔案管理工作的開展配備相應(yīng)的現(xiàn)代化設(shè)備，并加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，進(jìn)而促使檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，提升檔案管理水平，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有序開展。

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