基于ERP系統(tǒng)環(huán)境下的出版企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化研究

出版行業(yè)在我國(guó)文化建設(shè)中占據(jù)重要地位，隨著信息化的快速發(fā)展和出版產(chǎn)業(yè)規(guī)模的不斷發(fā)展壯大，在新常態(tài)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展階段，出版企業(yè)所處的外部環(huán)境愈加復(fù)雜，其需要面對(duì)的內(nèi)外部風(fēng)險(xiǎn)逐漸增加。出版企業(yè)要在堅(jiān)持供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革的前提下，進(jìn)一步夯實(shí)內(nèi)部控制管理，完善內(nèi)控體系建設(shè)。隨著對(duì)我國(guó)文化體制的不斷深化改革，出版企業(yè)逐步邁向信息化和精細(xì)化管理，健全有效的內(nèi)部控制發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。ERP系統(tǒng)集控制管理和信息技術(shù)于一體，是實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)管理的重要工具，為管理層及員工提供了良好的決策管理平臺(tái)?；贓RP系統(tǒng)環(huán)境下健全和完善出版企業(yè)內(nèi)部控制，不僅可以保障企業(yè)的合法合規(guī)經(jīng)營(yíng)，提升企業(yè)的人員素質(zhì)、內(nèi)部管理水平及風(fēng)險(xiǎn)防范能力，而且能促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。盡管出版企業(yè)對(duì)內(nèi)部控制的重視程度在不斷加深，還是存在缺乏執(zhí)行度等情況。

筆者認(rèn)為，將有效的內(nèi)部控制與ERP系統(tǒng)環(huán)境融合、互相作用，將內(nèi)部控制制度和管理思想融入到出版系統(tǒng)的各個(gè)流程中，不僅能對(duì)企業(yè)的過去進(jìn)行準(zhǔn)確的分析，在現(xiàn)有流程中進(jìn)行更有效的管理和控制，加強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的防范及管控意識(shí)，還可以對(duì)未來進(jìn)行更準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)，加快出版企業(yè)實(shí)現(xiàn)良好的精細(xì)化發(fā)展，從而促進(jìn)其經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效率的提升。

一、出版企業(yè)的獨(dú)特性及ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制融合的重要性

（一）出版企業(yè)的獨(dú)特性

眾所周知，出版行業(yè)較其他行業(yè)相比有其特殊性，出版行業(yè)的產(chǎn)品主要是傳播、記載知識(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)我國(guó)優(yōu)秀文化的傳承和創(chuàng)新，與其他企業(yè)相比最大的區(qū)別在于出版物是物質(zhì)產(chǎn)品與精神產(chǎn)品的集合體，具有雙重產(chǎn)品屬性。出版企業(yè)作為文化產(chǎn)品的生產(chǎn)者，肩負(fù)著傳承和弘揚(yáng)我國(guó)優(yōu)秀文化的光榮使命，是維護(hù)國(guó)家文化安全的重要保障，是助力文化強(qiáng)國(guó)建設(shè)的主力軍，堅(jiān)持把社會(huì)效益放在首位是出版企業(yè)的使命和責(zé)任。

（二）出版企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制融合的重要性

有效的內(nèi)部控制能為出版企業(yè)降低運(yùn)營(yíng)成本，為企業(yè)的資產(chǎn)提供一個(gè)安全高效的內(nèi)部環(huán)境，對(duì)于推動(dòng)出版企業(yè)未來的發(fā)展起著不可或缺的作用，能有效保證出版企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。隨著出版企業(yè)不斷加深對(duì)信息化的重視，其對(duì)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用得成熟和普遍，ERP系統(tǒng)能有效提升出版企業(yè)各業(yè)務(wù)的工作效率，有利于核心業(yè)務(wù)的綜合化和一體化管理[1]，使內(nèi)部控制節(jié)點(diǎn)更易于操作和理解。ERP系統(tǒng)優(yōu)化和完善了出版企業(yè)業(yè)務(wù)流程，如果能夠?qū)?nèi)部控制管理嵌入到ERP系統(tǒng)中，有利于管理層更加清晰了解各業(yè)務(wù)流程，優(yōu)化企業(yè)組織架構(gòu)，更合理分配人員崗位權(quán)責(zé)，有效提高各部門之間的配合度和工作效率，提高經(jīng)營(yíng)效率，促進(jìn)出版企業(yè)持續(xù)科學(xué)發(fā)展。

二、出版企業(yè)ERP系統(tǒng)運(yùn)用中常見的內(nèi)部控制問題

出版企業(yè)的業(yè)務(wù)流程使得其內(nèi)部控制具有獨(dú)特性?？偹苤?，出版企業(yè)的內(nèi)部控制要點(diǎn)不僅包含基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)方面的內(nèi)控管理，而且包括審校稿件、選題立項(xiàng)、支付費(fèi)用、簽訂合同等在內(nèi)的編務(wù)系統(tǒng)；印廠選擇、采購(gòu)紙張、印制費(fèi)結(jié)算等在內(nèi)的印務(wù)系統(tǒng)；出版物出入庫(kù)、庫(kù)存盤點(diǎn)、銷售結(jié)算、儲(chǔ)運(yùn)等在內(nèi)的發(fā)行系統(tǒng)[2]。所有的這些系統(tǒng)聯(lián)結(jié)于整個(gè)出版業(yè)務(wù)的各個(gè)流程，起著至關(guān)重要的作用，任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就直接影響單位的內(nèi)部控制管理效果及ERP系統(tǒng)的實(shí)際運(yùn)用。由于缺乏風(fēng)險(xiǎn)管控意識(shí)，出版企業(yè)在實(shí)際操作ERP系統(tǒng)時(shí)，在內(nèi)部控制管理方面仍然存在諸多問題。

筆者通過對(duì)多家出版企業(yè)進(jìn)行調(diào)研，從出版業(yè)務(wù)流程的角度出發(fā)，聯(lián)系各個(gè)內(nèi)部控制環(huán)節(jié)，著重論述ERP系統(tǒng)中內(nèi)部控制存在的常見風(fēng)險(xiǎn)問題。

（一）編務(wù)系統(tǒng)方面

出版的生命在于選題計(jì)劃，選題策劃是出版企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，同時(shí)也是最重要的環(huán)節(jié)。但是出版企業(yè)目前存在只求出書規(guī)模，不求經(jīng)濟(jì)效益，或者存在一些選題偏離出版社經(jīng)營(yíng)目標(biāo)等情況。

編輯在圖書立項(xiàng)時(shí)，對(duì)內(nèi)容填寫錄入不真實(shí)、不準(zhǔn)確，或者編輯隨意申報(bào)或增減選題，隨意性較大，造成項(xiàng)目檔案建立不完整、不準(zhǔn)確或者選題重復(fù)立項(xiàng)，導(dǎo)致圖書信息重復(fù)錄入、比較混亂等現(xiàn)象。

對(duì)合同管理控制不到位，編輯沒有及時(shí)按要求上交合同，相關(guān)部門也沒有及時(shí)審核催交，導(dǎo)致實(shí)際合同與ERP系統(tǒng)中合同信息不符，或者ERP系統(tǒng)長(zhǎng)期沒有電子合同的管理，使其處于盲區(qū)狀態(tài)，合同管理沒有在ERP系統(tǒng)上體現(xiàn)，造成財(cái)務(wù)部門審核困難，無法從系統(tǒng)中調(diào)取合同數(shù)據(jù)，造成費(fèi)用發(fā)放無依據(jù)、支付無標(biāo)準(zhǔn)等風(fēng)險(xiǎn)。

在ERP系統(tǒng)中實(shí)際操作時(shí)，各編輯對(duì)專家、作者信息維護(hù)錄入不準(zhǔn)確或者沒有及時(shí)錄入維護(hù)相關(guān)信息，圖書出版計(jì)劃的編制、稿件的編輯、初審、復(fù)審、終審、校對(duì)、審讀、審批等相關(guān)內(nèi)容和流程，均未在ERP系統(tǒng)中體現(xiàn)，不便于查詢。

（二）出版系統(tǒng)方面

1.在圖書印制環(huán)節(jié)

出版企業(yè)對(duì)印刷業(yè)務(wù)進(jìn)行全過程管理，從選廠、印制、質(zhì)量檢查、審核到結(jié)賬基本上由一個(gè)人負(fù)責(zé)完成，這樣不利于生產(chǎn)和成本的控制。另外實(shí)際數(shù)據(jù)與ERP系統(tǒng)錄入數(shù)據(jù)不符，審核流于形式，沒有嚴(yán)格把關(guān)，會(huì)造成產(chǎn)成品、在產(chǎn)品數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，以及單書成本數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，影響后期財(cái)務(wù)核算。

2.在紙張等原材料管理方面

出版企業(yè)的主要原材料是紙張，是成本支出中重要的組成部分。然而出版企業(yè)存在采購(gòu)管理不規(guī)范，采購(gòu)人和采購(gòu)申請(qǐng)人職責(zé)未進(jìn)行分離，材料采購(gòu)人兼任材料驗(yàn)收保管工作。有的出版企業(yè)對(duì)紙張等原材料寄銷、存放于生產(chǎn)廠商倉(cāng)庫(kù)，對(duì)這些存貨沒有及時(shí)查詢、核對(duì)，從而導(dǎo)致實(shí)際入庫(kù)的原材料數(shù)量與ERP系統(tǒng)中錄入數(shù)據(jù)不符，這些差異造成ERP系統(tǒng)紙張價(jià)格、類型、圖書用紙數(shù)據(jù)不準(zhǔn)，無法準(zhǔn)確及如實(shí)反映單書成本。

3.對(duì)于部分中小型出版企業(yè)，沒有設(shè)立專門的校對(duì)部門、設(shè)計(jì)部門和印刷廠

其一般將圖書的設(shè)計(jì)、校對(duì)、排版、印刷等日常業(yè)務(wù)，轉(zhuǎn)讓外包給外單位或?qū)I(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)，但ERP系統(tǒng)并沒有設(shè)置專門的業(yè)務(wù)外包模塊對(duì)內(nèi)控制度進(jìn)行管理，僅通過出版部門將相關(guān)業(yè)務(wù)揉入結(jié)算及采購(gòu)管理中，這種情況極易造成內(nèi)部控制出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)和漏洞，加大企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

（三）發(fā)行系統(tǒng)方面

1.在庫(kù)存圖書管理方面

未定期對(duì)在庫(kù)圖書進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn)，或盤點(diǎn)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，造成賬實(shí)不符；在途圖書沒有專人管理、管理不到位，與財(cái)務(wù)系統(tǒng)脫離，有收入、往來賬目未及時(shí)確認(rèn)和核對(duì)等問題；發(fā)行部門未對(duì)已銷圖書和庫(kù)存圖書進(jìn)行分析，對(duì)于庫(kù)存圖書未及時(shí)報(bào)廢和清理，使倉(cāng)儲(chǔ)管理費(fèi)居高不下，庫(kù)存擠壓越來越嚴(yán)重，計(jì)提的期末存貨減值大幅增加，陷入惡性循環(huán)，無法實(shí)現(xiàn)國(guó)有資產(chǎn)的保值和增值。

2.在銷售結(jié)算系統(tǒng)方面

存在不相容職務(wù)未分離現(xiàn)象，如發(fā)貨申請(qǐng)人與付款條件核準(zhǔn)人系同一人；開具發(fā)書清單責(zé)任人同時(shí)擔(dān)任庫(kù)管員；銷售合同保管不當(dāng)，存在相互推諉現(xiàn)象。

（四）財(cái)務(wù)系統(tǒng)方面

出版企業(yè)進(jìn)行ERP系統(tǒng)升級(jí)或更換時(shí)，由于新舊系統(tǒng)無法兼容，未對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的錄入、核對(duì)和清理，造成ERP在產(chǎn)品和產(chǎn)成品賬實(shí)不符，為后期的應(yīng)用埋下隱患。在成本費(fèi)用業(yè)務(wù)處理中，財(cái)務(wù)系統(tǒng)模塊中成本支付沒有與編務(wù)系統(tǒng)及印務(wù)系統(tǒng)審核聯(lián)動(dòng)起來，在支付相關(guān)成本時(shí)沒有提醒與核對(duì)功能，容易造成導(dǎo)致ERP系統(tǒng)未準(zhǔn)確反應(yīng)產(chǎn)成品真實(shí)庫(kù)存。

在往來賬款方面，存在發(fā)行或者編務(wù)系統(tǒng)客戶管理不規(guī)范，從而造成財(cái)務(wù)系統(tǒng)生成憑證時(shí)客戶往來混亂；沒有建立客戶回款和信用政策，不利于及時(shí)回款；與客戶對(duì)賬不及時(shí)，發(fā)行系統(tǒng)在途圖書沒有與財(cái)務(wù)系統(tǒng)勾稽起來，財(cái)務(wù)對(duì)在途圖書監(jiān)管不嚴(yán)，造成財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益不符。

在存貨方面，財(cái)務(wù)系統(tǒng)存貨與出版系統(tǒng)紙張采購(gòu)及發(fā)行系統(tǒng)庫(kù)存未勾稽起來，存在系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、賬賬不符等現(xiàn)象。

三、ERP系統(tǒng)與出版企業(yè)內(nèi)部控制融合優(yōu)化措施

如何有效地將出版企業(yè)的內(nèi)部控制制度嵌入到ERP系統(tǒng)中？筆者認(rèn)為，首先應(yīng)根據(jù)行業(yè)特征，并與企業(yè)發(fā)展目標(biāo)、企業(yè)文化相適應(yīng)。其次可以不斷優(yōu)化和完善ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理流程，憑借其規(guī)范化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，讓內(nèi)部控制貫穿于整個(gè)出版管理流程（如從選題申報(bào)到銷售全流程），這樣有利于管理制度的落實(shí)和內(nèi)部控制管理流程的暢通，便于各部門之間及時(shí)傳遞信息、共同分享內(nèi)部及外部信息，確保數(shù)據(jù)取得的真實(shí)性和及時(shí)性，共享數(shù)據(jù)資源，形成相互制約、相互監(jiān)督的制衡體系，有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程中潛在的風(fēng)險(xiǎn)并有效防控管理漏洞，提高出版企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率。

筆者從編務(wù)、印務(wù)、發(fā)行、財(cái)務(wù)系統(tǒng)四個(gè)方面，將內(nèi)部控制與日常ERP系統(tǒng)管理相結(jié)合，重點(diǎn)闡述以下優(yōu)化措施。

（一）編務(wù)系統(tǒng)管理

編務(wù)系統(tǒng)主要面向編輯部和總編室，該系統(tǒng)圍繞“選題管理”，記錄選題從策劃、論證、申報(bào)、批復(fù)、三審、三校、質(zhì)檢等各環(huán)節(jié)的相關(guān)信息。出版行業(yè)要堅(jiān)守“內(nèi)容至上”原則，實(shí)行編輯主導(dǎo)責(zé)任制，在出版企業(yè)的內(nèi)控制度管理中，以編務(wù)系統(tǒng)為首的內(nèi)控活動(dòng)應(yīng)占據(jù)非常重要的地位。

1.提高圖書選題申報(bào)、項(xiàng)目信息的準(zhǔn)確性

對(duì)于選題立項(xiàng)和審稿編校要采取嚴(yán)格的措施來進(jìn)行事前預(yù)防，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其存在的問題，有利于降低損失。編輯業(yè)務(wù)對(duì)于出版企業(yè)來說是工作流程的前端業(yè)務(wù)，前端信息關(guān)乎整個(gè)出版流程數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，要增強(qiáng)編輯的工作情懷和責(zé)任心，使其盡量準(zhǔn)確地填寫ERP系統(tǒng)信息時(shí)。相關(guān)部門如總編室應(yīng)加強(qiáng)審核管理，如發(fā)現(xiàn)編輯立項(xiàng)的信息有誤，應(yīng)及時(shí)提醒編輯修改相關(guān)信息，確保項(xiàng)目信息的正確性。

2.強(qiáng)化合同管理

在出版流程中，出版合同是出版業(yè)務(wù)發(fā)展的起點(diǎn)，起著非常重要主導(dǎo)作用，合同管理在日常工作中具有普遍性和重要性，相關(guān)費(fèi)用的支付（如支付稿酬等），從經(jīng)辦人申請(qǐng)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的審核到領(lǐng)導(dǎo)的審批，其最重要的依據(jù)之一就是出版合同，因此，加強(qiáng)對(duì)出版合同的管控也是編務(wù)系統(tǒng)中重要的環(huán)節(jié)。出版合同記載了版權(quán)及稿費(fèi)等重要信息，要加強(qiáng)其在ERP系統(tǒng)中管控。在ERP系統(tǒng)中要對(duì)合同進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、模板化、流程化設(shè)置，將重要信息設(shè)置為必填項(xiàng)（如支付單位、計(jì)酬方式、合同有效期、支付標(biāo)準(zhǔn)等）并將其進(jìn)行驗(yàn)證，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。ERP系統(tǒng)在申請(qǐng)、審核、審批稿酬支付環(huán)節(jié)，自動(dòng)從出版合同提取相關(guān)信息數(shù)據(jù)，與出版合同聯(lián)結(jié)起來，防止超標(biāo)準(zhǔn)支付。

3.強(qiáng)化內(nèi)部控制程序?qū)徟褪跈?quán)控制

為了形成出版活動(dòng)內(nèi)部牽制，根據(jù)企業(yè)管理權(quán)限進(jìn)行審批分離，在強(qiáng)化員工崗位責(zé)任制的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限的管理，使各項(xiàng)業(yè)務(wù)的審批流程更加規(guī)范。

4.建立作者資源庫(kù)系統(tǒng)

在此模塊中上傳與作者的相關(guān)附件，如合同、作者簡(jiǎn)介，也可上傳該作者的圖書源文件等。這樣有利于在ERP系統(tǒng)中快速檢索作者信息，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。

（二）印務(wù)系統(tǒng)管理

印務(wù)系統(tǒng)主要面向出版部，通過對(duì)圖書版權(quán)頁(yè)制作、生產(chǎn)進(jìn)度、校對(duì)、排版、印刷、質(zhì)量、裝訂等的控制和管理。

1.加強(qiáng)印前審核和印后管理

首先，要保證印制信息正確性，其對(duì)后期的成本核算產(chǎn)生直接影響。印務(wù)人員提交圖書的印刷申請(qǐng)單，在下印前要核對(duì)該書的印制關(guān)鍵信息，并移交給負(fù)責(zé)出版的人員進(jìn)行確認(rèn)，確認(rèn)無誤后才安排生產(chǎn)印刷，避免圖書關(guān)鍵信息的錯(cuò)誤給出版企業(yè)帶來的印刷損失，這樣能有效保障后期圖書成本核算的完整性和準(zhǔn)確性。其次，在圖書入庫(kù)時(shí)強(qiáng)化管理。出版物入庫(kù)成本和數(shù)量的準(zhǔn)確與否，入庫(kù)環(huán)節(jié)是關(guān)鍵因素。出版部工作人員在ERP系統(tǒng)填寫印制單等信息時(shí)，需要仔細(xì)核對(duì)樣書的入庫(kù)情況，印刷單位提供的核價(jià)單是否正確，確保實(shí)際入庫(kù)數(shù)與印刷數(shù)一致，有利于準(zhǔn)確核算后期財(cái)務(wù)單書成本。

2.在ERP系統(tǒng)中采用相應(yīng)的核價(jià)功能

如按照相應(yīng)的合同設(shè)置排版、印刷等標(biāo)準(zhǔn)工價(jià)，與各供應(yīng)商簽訂合同，避免印務(wù)人員重復(fù)錄入數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)核定不實(shí)、超標(biāo)準(zhǔn)審核等風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)需要財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)ERP系統(tǒng)中合同信息及付款金額的審核，設(shè)置自動(dòng)取數(shù)核對(duì)功能，避免圖書成本超標(biāo)準(zhǔn)支付或提前支付。

3.應(yīng)合理選擇供應(yīng)商、構(gòu)建科學(xué)有效的供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系

對(duì)于紙張等原材料采購(gòu)，制訂科學(xué)合理的定價(jià)機(jī)制或招投標(biāo)流程，并及時(shí)予以公布，這樣既能規(guī)范相應(yīng)的授權(quán)審批程序，同時(shí)也能避免欺詐、重大差錯(cuò)等情況，減少企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。在與供應(yīng)商訂立采購(gòu)合同時(shí)，應(yīng)遵循公平原則確定雙方的權(quán)利和義務(wù)，對(duì)合同內(nèi)容認(rèn)真管理，將采購(gòu)合同簽訂的程序進(jìn)行規(guī)范，避免條款瑕疵或無效給企業(yè)造成損失；規(guī)范采購(gòu)驗(yàn)收程序，做好各項(xiàng)驗(yàn)收工作，避免劣質(zhì)物資入庫(kù)、以次抵優(yōu)；規(guī)范紙張等原材料采購(gòu)的付款政策，充分利用信用政策，利于流動(dòng)資金的循環(huán)利用，減少資金占用而降低資金使用成本。

4.出版企業(yè)對(duì)生產(chǎn)委托進(jìn)行控制，規(guī)范審批程序

對(duì)不相容職位進(jìn)行分離控制，形成內(nèi)部牽制。采購(gòu)申請(qǐng)要與采購(gòu)審批、合同擬定、合同審批、采購(gòu)實(shí)施、采購(gòu)付款審批等實(shí)施分離；根據(jù)印制計(jì)劃開具付印單人要與審核人實(shí)職責(zé)分離；圖書成品質(zhì)檢人必須與印刷經(jīng)辦人職責(zé)分離；印刷業(yè)務(wù)經(jīng)辦人必須與印刷費(fèi)用結(jié)賬審核人職責(zé)進(jìn)行分離。

（三）發(fā)行系統(tǒng)管理

發(fā)行系統(tǒng)主要圍繞圖書的入庫(kù)、倉(cāng)儲(chǔ)、銷售、結(jié)算來實(shí)現(xiàn)，主要包括圖書出入庫(kù)、倉(cāng)儲(chǔ)管理、銷售管理、結(jié)算管理、銷售分析等模塊。

1.存貨管理方面

要健全管理體制，完善內(nèi)部管理制度，并且要通過ERP系統(tǒng)將其落實(shí)。要加強(qiáng)出入庫(kù)的管理，圖書出入庫(kù)時(shí)，倉(cāng)管員及時(shí)登記圖書出入庫(kù)臺(tái)賬，出具蓋章簽字的出入庫(kù)明細(xì)單，有發(fā)行人員在ERP系統(tǒng)出入庫(kù)、責(zé)任編輯審核，保證圖書出入庫(kù)與實(shí)際一致。要精準(zhǔn)管理庫(kù)存商品的數(shù)量與質(zhì)量，財(cái)務(wù)部門監(jiān)盤，采取定期盤庫(kù)制對(duì)出版物進(jìn)行盤點(diǎn)，查看賬實(shí)是否相符[3]。利用ERP系統(tǒng)分析各種出版物的庫(kù)存的數(shù)據(jù)及比例，使其盡可能趨于合理正常。

2.建立規(guī)范的業(yè)務(wù)控制流程，加強(qiáng)發(fā)行管理

規(guī)范簽訂銷售合同，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益；做好產(chǎn)品發(fā)貨跟蹤，保障產(chǎn)品流轉(zhuǎn)的安全性；做好客戶資信調(diào)查、合理制定賒銷政策，保障應(yīng)收賬款高回收率和正確性；加強(qiáng)應(yīng)收賬款的催收工作，對(duì)于催收無果或金額較大的逾期應(yīng)收賬款通過訴訟方式解決。

3.不相容職務(wù)進(jìn)行分離

根據(jù)發(fā)行計(jì)劃開具圖書出貨單的工作人員要與審核出貨單的工作人員實(shí)施分離；發(fā)行人員根據(jù)出版物的市場(chǎng)情況、生產(chǎn)成本等信息制定銷售單價(jià)、銷售方案，要與審批人員實(shí)施分離。比如，發(fā)行人員只能查詢對(duì)已開具的發(fā)書單，而不能對(duì)其進(jìn)行修改，如確需修改，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由部門負(fù)責(zé)人員執(zhí)行。

（四）財(cái)務(wù)系統(tǒng)管理

1.對(duì)財(cái)務(wù)管理模塊進(jìn)行優(yōu)化

加強(qiáng)ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)匯總、歸集、分析的能力，從多方面、多角度測(cè)算、整合和分析不同數(shù)據(jù)，提升企業(yè)財(cái)務(wù)管理的水平。

2.加強(qiáng)ERP系統(tǒng)中往來賬款管理

在ERP中，需要按照客戶的不同等級(jí)，進(jìn)行分類管理，根據(jù)各客戶的實(shí)際情況，制訂相應(yīng)的回款政策和信用政策。充分調(diào)動(dòng)ERP系統(tǒng)應(yīng)收賬款的分析功能，利用賬齡分析表讓應(yīng)收賬款及時(shí)匯款，對(duì)查明原因后確實(shí)無法收回的應(yīng)收賬款，按照內(nèi)部管理制度要求，將超過一定時(shí)間的應(yīng)收賬款，扣減業(yè)務(wù)員的業(yè)績(jī)，將其計(jì)入考核權(quán)重中。按稅法等相關(guān)規(guī)定，針對(duì)逾期三年仍未確認(rèn)收入的預(yù)收賬款，為防止長(zhǎng)期掛賬帶來涉稅風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)做相應(yīng)賬務(wù)處理。會(huì)計(jì)期末，財(cái)務(wù)部按稅法規(guī)定，對(duì)預(yù)計(jì)可能發(fā)生的壞賬損失計(jì)提壞賬準(zhǔn)備，確認(rèn)壞賬損失[4]；對(duì)應(yīng)收賬款收回的不利原因進(jìn)行分析，追究相關(guān)收款人的責(zé)任或按規(guī)定結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行相應(yīng)處理。

3.建立績(jī)效核算管理

建立績(jī)效考核制度和薪酬崗位管理制度，按照出版企業(yè)的業(yè)績(jī)考核體系和方案做好數(shù)據(jù)化管理，對(duì)經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益、工作效率等進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的量化處理，業(yè)務(wù)員可以按照?qǐng)D書或項(xiàng)目提取績(jī)效，定期分析各編輯室、各部門的整體業(yè)績(jī)，做到公開、公平、公正、透明。年初對(duì)根據(jù)上一年度出版發(fā)行情況進(jìn)行績(jī)效核算時(shí)，通過ERP中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，采取以利潤(rùn)為導(dǎo)向、全成本口徑的核算分析，按照實(shí)際核算的利潤(rùn)情況，與績(jī)效核算直接關(guān)聯(lián)，對(duì)發(fā)行人員和責(zé)任編輯進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，利用核算出的績(jī)效數(shù)據(jù)反審核ERP系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，這也是防范各類業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的重要手段，有利于提高出版企業(yè)信息質(zhì)量，達(dá)到檢驗(yàn)內(nèi)控執(zhí)行情況的效果。

內(nèi)控制度是一個(gè)不斷發(fā)展和完善的動(dòng)態(tài)過程，出版企業(yè)要根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程，逐步構(gòu)建完善的風(fēng)險(xiǎn)防范系統(tǒng)，對(duì)其可能出現(xiàn)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)實(shí)施預(yù)警和監(jiān)控，不斷總結(jié)實(shí)踐中的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，對(duì)內(nèi)控制度加以完善和有效執(zhí)行，使其形成良性動(dòng)態(tài)循環(huán)、適應(yīng)變幻莫測(cè)的外部環(huán)境。

四、結(jié)語

在ERP環(huán)境下實(shí)行內(nèi)部控制是經(jīng)濟(jì)和信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)，出版企業(yè)應(yīng)充分利用和應(yīng)用ERP系統(tǒng)，發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，使其在充分防范風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)，對(duì)出版企業(yè)內(nèi)部控制進(jìn)行優(yōu)化，讓內(nèi)部控制完美融入ERP系統(tǒng)中，從而不斷提高出版企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，最終提高核心競(jìng)爭(zhēng)力。

綜上所述，出版企業(yè)的內(nèi)部控制和ERP系統(tǒng)是相互促進(jìn)、互為因果的，ERP作為標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和一體化建設(shè)的基礎(chǔ)，是業(yè)務(wù)協(xié)同和數(shù)據(jù)共享的重要依托，只有自足出版企業(yè)自身特色，不斷地進(jìn)行完善和更新，才能更好地為企業(yè)服務(wù)，構(gòu)建最符合出版企業(yè)的內(nèi)控系統(tǒng)；反之，健全有效的內(nèi)控體系又能推動(dòng)出版企業(yè)ERP系統(tǒng)中各流程、數(shù)據(jù)、體系的全面和精準(zhǔn)[5]。健全有效的內(nèi)控機(jī)制有利于發(fā)揮ERP價(jià)值和效用的最大化，從而助力出版企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的統(tǒng)一。

本文來源：《商業(yè)觀察》http://www.00559.cn/w/jg/125.html