IE理論在圖書館圖書入館編碼流程優(yōu)化中的應用

引言

工業(yè)工程（IE）理論最初是在工業(yè)生產領域中產生的，旨在提高工人的勞動效率，提高生產效率，增大生產效益，提高生產質量等，然而IE理論的不斷發(fā)展，已經在諸如航空、建筑、金融、軍事后勤、政府部門以及其他行業(yè)中展開廣泛的應用。

在我國城市化不斷推進的進程中，各大城市中公共建筑越來越多，基礎設施日益完善，公共建筑也在發(fā)揮越來越重要的作用。公共圖書館作為公共建筑的主要代表，在推動城市化進程中有著不可或缺的力量。在當今時代，不僅僅各個城市中有獨屬于城市的圖書館供市民借閱圖書，而且每一所高校當中也有圖書館供學生借閱學習。

圖書館中的圖書并不是長久不變，館藏圖書隨著時間的推移也在不斷增加。隨著科技不斷發(fā)展和文化的日新月異，很多新書都涉及到了最新的科技發(fā)展和文化發(fā)展趨勢。圖書館為了滿足讀者的需求，跟上科技發(fā)展的步伐和時代的變化，需要不斷購進新書。并且圖書館作為一個公共文化場所，有責任引導和培養(yǎng)讀者的閱讀興趣。購進新書可以激發(fā)讀者的閱讀熱情，拓展他們的閱讀視野，提升市民的文化涵養(yǎng)。

那么圖書的入館編碼是圖書館日常工作中不可或缺的一部分。當有新的圖書進入圖書館，要對每本圖書進行圖書編碼。隨著信息化的不斷發(fā)展，圖書館中的圖書編碼已不是簡單的按照圖書名稱或作者名稱?！禝E理論在營業(yè)廳固網業(yè)務流程優(yōu)化中的應用》一文中運用IE理論與技術應用于營業(yè)廳固網業(yè)務，有效提高了營業(yè)廳在辦理固網業(yè)務的效率和服務質量。《基于方法研究及仿真的汽車零部件流程優(yōu)化》一文中運用IE中方法研究理論對工廠中汽車零部件生產過程進行優(yōu)化和改進，不僅提高生產效率也降低了生產成本，但是將IE技術運用到公共圖書館中圖書管理的文獻未見報道。針對某些圖書館中圖書入館編碼不合理，圖書擺放混亂借閱者找書難的現象，本文以xt圖書館為例應用IE中的理論與技術方法改進和優(yōu)化圖書入館編碼，提高圖書入館效率及管理效率，解決圖書擺放混亂的現象，改善借閱者體驗感，這對于讀者愛上閱讀有一定積極作用。

1圖書入館編碼流程現狀

圖書館是城市公共場所的主要代表，也是每一個市民所要重視的場所，在城市文化中占有極為重要的地位，是一個城市名片的重要組成部分。雖然每本圖書在出版時都有一個全國性的圖書編碼，但是并不能直接運用到圖書館中，因為各個圖書館是相對獨立的，圖書信息并不共享，這其實也是出于方便市民借閱的必要之舉?？梢韵胂?，若是開放性的館藏，市民想要借閱圖書，在網上先查閱哪個圖書館有要借閱的圖書，可能會出現數以千計的檢索結果，這不便于市民借閱圖書，也不便于圖書館形成自己獨具特色的代表性。故每個圖書館擁有自己獨立的圖書入庫編碼系統(tǒng)和圖書借閱歸還管理系統(tǒng)。傳統(tǒng)方式下新圖書進入到圖書館中，該圖書館必須對圖書進行分類編碼工作，如圖1所示。

圖1:圖書館圖書入館流程（作者自制）

由圖可見該圖書館在圖書入館編碼的工作比較繁瑣，存在不小的改進空間。

xt圖書館中圖書碼只有條形碼和數字組成，只有通過該圖書館圖書管理系統(tǒng)掃碼才能查看該圖書在本圖書館的具體信息，僅憑觀察很難看出該圖書所屬類型、再版信息及入館時間等信息，而且需要專門的人員才能識別圖書擺放數碼，找到準確擺放位置，而且部分圖書更新書版時，圖書管理員并不能及時發(fā)現并處理。發(fā)現之后，并沒有明確的操作流程，經常簡單的放在原版本的旁邊，這給圖書管理增加工作量，不利于借閱者借閱，削減了借閱者的讀書熱情，同時也增加了圖書管理的人工成本。

為將起源于工業(yè)生產中的IE理論運用到圖書編碼流程改造中，現將IE理論中的圖表技術符號進行重新定義，結果見表1 。

表1圖書入館編碼分析技術符號（作者自制）

符號 名稱 意義 說明舉例

○ 操作 編碼設計相關活動 生成圖書碼、擺放數碼等

□ 檢驗 輔助圖書入館相關活動 粘貼0  圖書碼、擺放數碼等

→ 移動 圖書在圖書館內的流動 送至錄入系統(tǒng)、擺放上架等

等待 圖書等待處理的時間 等待核實、等待錄入等

將表1的技術符號應用到流程分析中，得傳統(tǒng)圖書入館編碼流程分析結果，見圖2 。

步驟 活動內容 距離/m 時間/min 活動類別 ECRS改善

操作 移動 等待 檢驗 取消 合并 重排 簡化

1 確定入館圖書 5 ? →

2 等待核實入館 2 ? →

3 運送圖書到分析處 20 5 ? → √

4 對圖書分析 10 ? →

5 對圖書進行分類 2 ? → √

6 確認圖書類型 2 ? →

7 設計唯一圖書碼 2 ? →

8 生成唯一圖書碼 0.5 ? →

9 打印圖書碼 1 ? →

10 粘貼圖書碼 0.5 ? →

11 將圖書送到系統(tǒng)錄入處 20 2 ? → √

12 錄入圖書管理系統(tǒng) 1 ? →

13 等待系統(tǒng)錄入 1 ? →

14 送圖書至圖書分析處 20 2 ? → √

15 確定圖書擺放區(qū)域 5 ? → √

16 設計擺放數碼 3 ? → √

17 生成擺放數碼 0.5 ? → √

18 打印擺放數碼 1 ? → √

19 粘貼擺放數碼 0.5 ? → √

20 送圖書到系統(tǒng)錄入處 20 2 ? → √

21 在圖書系統(tǒng)中錄入擺放數碼 1 → √

22 等待系統(tǒng)更新信息 1 ? → √

23 將書擺放到指定位置 50 5 ? →

圖2傳統(tǒng)圖書入館編碼流程分析

（作者自制）

從圖2 可以看出圖書進行了多次在圖書分析處和圖書錄入系統(tǒng)兩個場所的往返活動，進行了多次圖書分析的相關工作。大量時間浪費在移動和分析活動上，結合圖2，分析xt圖書館圖書入館編碼流程現狀。

1）圖書移動距離大，在圖書分析處和圖書錄入系統(tǒng)處多次重復移動，在移動活動中占據了較多時間，并不是從圖書進入圖書館，再到圖書分析處，到圖書錄入處，最后到圖書貨架，而是在兩個場所多次移動，這樣多余的移動增大了圖書入館時間，降低了圖書編碼效率。

2）出現了多次圖書分析，這些分析大致類似，然而在圖書入館編碼流程中卻進行了反復的分析活動，即降低了效率又為圖書分析員增加了工作量。

3）圖書在圖書管理系統(tǒng)錄入過程中存在網絡卡頓，等待或者排隊的現象，此時圖書處于等待狀態(tài)，沒有充分利用，降低了圖書入館流程的效率。

2優(yōu)化圖書入館編碼流程

將IE理論應用在圖書館圖書入館編碼流程優(yōu)化中，主要方法是通過“5W1H”提問技術對圖書編碼中已有活動進行提問和思考，充分研究各個步驟，分析并找出問題所在，然后使用“ECRS”4大原則來對其優(yōu)化和改善。

2.1 ”5W1H“提問技術

使用“5W1H”提問技術從六個不同方面對圖書入館編碼流程進行提問，通過研究、提問和解答發(fā)現其中的問題。

以傳統(tǒng)的圖書入館編碼流程中的步驟4、步驟5為例進行說明，見表2.

表2:“5W1H”提問解答舉例（作者自制）

方面 問 答

What 為什么要對圖書進行分析？ 要確定圖書分類

Why 為什么要對圖書分類？ 錄入信息并歸納圖書

When 何時做？ 圖書送到圖書分析出

How 有沒有更好的方法？ 在圖書確認入館時在網上查詢此書信息并錄入

Where 何處做？

有沒有更合適的場所？ 圖書分析室

在圖書入館管理處完成

Who 誰來做？

有沒有更合適的人選？ 圖書分析員

圖書入館管理人員完成

2.2 “ECRS“4大原則

對逐個項目提問來確定優(yōu)化項目（見圖2“√”標注），接著使用“ECRS“4大原則優(yōu)化全部流程，需要遵循：取消（Eliminate）、合并（Combine）、重排（Rearrange）、簡化（Simply）。其中取消原則是優(yōu)先級最高的原則，對于無法取消但又必要的項目，研究它們是否可以合并，以達到簡化提效的目的。重排項目通過調整項目順序達到流程有序、節(jié)約時間的效果。簡化項目需要考慮是否有更簡單的方法或者設備供以使用，來節(jié)約人力、時間及費用并提高工作效率。

1）分析圖書。在傳統(tǒng)圖書入館編碼流程中，圖書進入到圖書館圖書分析處，先進行分析圖書，一本相同的圖書多次進入圖書分析出進行分析，花費了較多時間，對圖書分析進行合理配置尤為重要。

（1）取消步驟3。沒有必要將圖書送到圖書分析處才能對圖書進行分析，可由圖書館圖書入館管理處根據購書信息通過網上查詢到圖書所有相關信息。提前預錄入圖書管理系統(tǒng)。

（2）合并步驟4和步驟5.對于圖書分類活動不能取消，否則無法在圖書管理系統(tǒng)錄入圖書相關信息。因此合并步驟4和步驟5，交由圖書入館管理人員預錄入圖書分類信息。

（3）由于分析圖書的合理配置，取消步驟11、步驟14、步驟20。

2）獨立書碼。設計書碼是比較重要的步驟，書碼是圖書在圖書館中獨立的身份碼。兩次設計書碼，分別是設計圖書碼和擺放數碼，兩次送到圖書分析處，單獨設計，兩者之間有較大關聯性，有比較大的改善空間。

(1)取消步驟15、18、19 。將圖書碼和擺放數碼合并，改成只生成一個碼就能包含圖書識別和擺放位置等信息，在步驟7完成，這樣合并了兩次設計書碼的繁瑣步驟，也只需要設計、打印、粘貼一個書碼即可。

(2)合并步驟7和步驟16、步驟8和步驟17。只單獨設計一個書碼，包含圖書碼和擺放數碼信息。

(3)合并步驟9和步驟10 。將打印和粘貼書碼合并，簡化圖書入館編碼流程。

3)系統(tǒng)錄入。在傳統(tǒng)圖書入館編碼流程中，圖書錄入圖書管理系統(tǒng)需要把圖書送到錄入系統(tǒng)處進行系統(tǒng)錄入，粘貼圖書碼后把圖書運送去圖書錄入，粘貼完擺放數碼后把圖書送去圖書錄入，兩次送圖書到系統(tǒng)錄入處，有浪費現象，具有改善空間。

(1)取消步驟11和步驟21。錄入系統(tǒng)所需書碼可以由圖書管理處傳送到圖書錄入處直接錄入，節(jié)省了圖書送到錄入系統(tǒng)處的距離和等待時間。

(2)取消步驟22。只錄入一次系統(tǒng)，第二次系統(tǒng)錄入取消無需等待。

(3)圖書管理系統(tǒng)定期自動檢測圖書是否有再版，如有再版，提醒圖書管理員將再版圖書添加到圖書入館計劃目錄中，并標注為再版更新圖書，重新實行一遍入館流程。

通過以上各個方面的優(yōu)化，圖書館圖書入館編碼優(yōu)化后的流程見圖3，前后效果對比見表3。

由圖3不難看出圖書入館編碼流程明顯簡化。4次移動被取消，有效的縮短了圖書在圖書館中移動的距離和時間，提高了圖書入館編碼的效率，節(jié)省了人力物力。

讀者借閱圖書流程中也更加方便，提升讀者滿意度，對于讀者借閱圖書有積極作用，提升圖書館在市民心中的重要性，增加圖書館作為公共建筑主要代表的城市影響力。

步驟 活動內容 距離/m 時間/min 活動類型

操作 移動 等待 檢驗

1 確定入館圖書 5 ? →

2 等待核實入館 2 ? →

3 圖書入館管理處篩選圖書信息 5 →

4 將信息傳送到圖書管理處 0.5 ? →

5 圖書管理處設計獨立書碼 2 ? →

6 書碼傳送到圖書錄入管理處 0.5 ? →

7 圖書預錄入 1 ? →

8 打印粘貼書碼 2 ? →

9 擺放圖書 50 5 ? →

圖3:優(yōu)化后的圖書入館編碼流程分析（作者自制）

3．結論

筆者把IE理論方法引用到圖書入館編碼流程分析和優(yōu)化中，實際改進結果表明：使用優(yōu)化改進后減少了4次操作，減少2次等待，減少了4次移動；平均移動距離減少80m，圖書在整個入館編碼流程中平均時間由55min縮短至23min，從而提高了圖書入館編碼流程的效率，節(jié)約了時間成本，對于提高圖書館管理效率、節(jié)約時間成本具有借鑒意義。

在城市文化建設中，圖書館圖書入館編碼效率的提高，以及對于常見問題的改善，大大提高了讀者的滿意度，更加熱愛圖書館。圖書館是提高了城市影響力的一個比較重要的窗口，增加圖書館在市民心中的重要性是百利無一害。

本文來源：《文化產業(yè)》http://www.00559.cn/w/wy/32640.html