ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)行為的優(yōu)化-經(jīng)濟(jì)論文

　　一、ERP實(shí)施階段會(huì)計(jì)部門的主導(dǎo)作用

　　ERP系統(tǒng)實(shí)施是企業(yè)管理方面的重大轉(zhuǎn)變，涉及企業(yè)各部門各方面，事關(guān)企業(yè)流程業(yè)務(wù)的全方位整合重造。而能把各部門各業(yè)務(wù)串在一起的唯有企業(yè)資金的運(yùn)動(dòng)，所以ERP設(shè)計(jì)都是建立在以財(cái)務(wù)為中心基礎(chǔ)上的，正因?yàn)槿绱?，?cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門應(yīng)理所當(dāng)然地?fù)?dān)起總組織總協(xié)調(diào)的職責(zé)。

　　在準(zhǔn)備調(diào)研階段，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門的意見至關(guān)重要。一般實(shí)施ERP系統(tǒng)，企業(yè)在管理當(dāng)局領(lǐng)導(dǎo)下應(yīng)選信息或財(cái)務(wù)部門來負(fù)責(zé)具體工作。這其中信息部門只應(yīng)是提供技術(shù)上的保證，起中心、統(tǒng)領(lǐng)作用應(yīng)選由財(cái)務(wù)部門來負(fù)責(zé)。在這一點(diǎn)上，財(cái)務(wù)部門應(yīng)不辭辛勞積極擔(dān)負(fù)起這一重任，以利于正式上線工作的展開。否則，各項(xiàng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集不全面不準(zhǔn)確，反過來會(huì)影響ERP系統(tǒng)順利開展，其提供的會(huì)計(jì)信息也會(huì)不全面真實(shí)，給上線后的會(huì)計(jì)工作帶來很大的被動(dòng)。再回過頭來進(jìn)行重新整理數(shù)據(jù)、修改流程等，造成許多的重復(fù)工作。鑒于此，財(cái)務(wù)部門還不如變被動(dòng)為主動(dòng)，從準(zhǔn)備階段就積極參與協(xié)調(diào)，確立在整個(gè)系統(tǒng)中的中心地位，使準(zhǔn)備工作順利展開。

　　在正式上線后，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門應(yīng)強(qiáng)化控制堅(jiān)持原則。準(zhǔn)備階段工作結(jié)束進(jìn)行試運(yùn)行并完善系統(tǒng)后，在正式上線運(yùn)行階段，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門應(yīng)大力開展指導(dǎo)運(yùn)用工作，使系統(tǒng)順暢運(yùn)行。ERP系統(tǒng)不管上多少模塊，這些信息最后都匯總到財(cái)務(wù)部門，通過財(cái)務(wù)部門來鑒別正確與否。由于ERP系統(tǒng)復(fù)雜性，特別是如本單位用的SAP系統(tǒng)操作復(fù)雜具有一定的難度，盡管經(jīng)過培訓(xùn)操作上肯定還是不隨心所欲，畏難、抵觸情緒難免，這時(shí)就需要財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員給予業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)。對(duì)選用科目、業(yè)務(wù)分類、流程明細(xì)等予以明確和改正，確保系統(tǒng)順暢提供真實(shí)合理的會(huì)計(jì)信息。在上線之初也是最考驗(yàn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門之時(shí)。這是因?yàn)镋RP系統(tǒng)是對(duì)過往流程操作的重大改變，各業(yè)務(wù)部門抵觸情緒會(huì)相當(dāng)大，這點(diǎn)可能財(cái)務(wù)部門自己也不會(huì)例外。甚至這些改變會(huì)使部門業(yè)務(wù)無法正常開展，如材料存于倉庫就是無法領(lǐng)出、工單無法下達(dá)、項(xiàng)目不能實(shí)施等。面對(duì)這些暫時(shí)的困境，財(cái)務(wù)部門首先要堅(jiān)持住原則，不隨意搞變通，而是堅(jiān)持原定的流程和操作，同時(shí)要加強(qiáng)指導(dǎo)和服務(wù)。否則，整個(gè)系統(tǒng)就不能發(fā)揮原定的作用，實(shí)施效果也會(huì)大打折扣。

　　上線以后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)更注重會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作。這一點(diǎn)恰恰是上線以后會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)部門容易忽視的工作。正式上線后，很多業(yè)務(wù)都通過集成產(chǎn)生、憑證自動(dòng)生成會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)人員需要手工制作憑證減少，大量原始憑證在系統(tǒng)走完后才看到，這些都導(dǎo)致對(duì)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的忽視，造成會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作下降。就像本企業(yè)在上線一年多后，回過頭一看會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作反而有所下降。因此，會(huì)計(jì)人員在上線之初就應(yīng)從會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)檔案、會(huì)計(jì)監(jiān)督、財(cái)務(wù)稽核等方面加強(qiáng)此項(xiàng)工作，而不是以為實(shí)施ERP系統(tǒng)以后可以弱化此項(xiàng)工作。

　　二、ERP深化運(yùn)用階段會(huì)計(jì)提升引領(lǐng)作用

　　ERP上線一段時(shí)間后，根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況會(huì)引入更多模塊以發(fā)揮ERP系統(tǒng)更大作用。新模塊上線時(shí)間先后、何模塊要上等問題應(yīng)根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況及運(yùn)行效果作評(píng)價(jià)后來決定，此時(shí)財(cái)務(wù)部門應(yīng)是最有發(fā)言權(quán)的。會(huì)計(jì)人員應(yīng)大膽提出自己的見解，發(fā)揮主導(dǎo)作用，來提升引領(lǐng)ERP系統(tǒng)進(jìn)入更高層次的運(yùn)用。這是由于ERP系統(tǒng)運(yùn)行的效果財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門是最清楚的，需要強(qiáng)化哪方面也是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門感受最深的，會(huì)計(jì)人員來引領(lǐng)提升ERP系統(tǒng)是企業(yè)管理的需要，更是會(huì)計(jì)人員提升在企業(yè)地位作用的有效工具。

　　重視對(duì)ERP系統(tǒng)提供信息綜合利用，從各種數(shù)據(jù)變化背后找出財(cái)務(wù)管理優(yōu)劣原因，使財(cái)務(wù)管理可以有的放矢。定期分析系統(tǒng)運(yùn)行情況，對(duì)系統(tǒng)有效性及時(shí)做恰當(dāng)評(píng)估，優(yōu)化系統(tǒng)運(yùn)行，逐步強(qiáng)化系統(tǒng)管控能力，使ERP系統(tǒng)向更多運(yùn)用更深層次發(fā)展。

　　三、ERP系統(tǒng)下會(huì)計(jì)行為優(yōu)化措施

　　綜上可見，ERP系統(tǒng)下的會(huì)計(jì)行為與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)處事方式有了明顯轉(zhuǎn)變，借助ERP系統(tǒng)平臺(tái)，會(huì)計(jì)人員完成從賬房先生到真正企業(yè)管理者的轉(zhuǎn)變是完全可能的。財(cái)務(wù)部門也可以借ERP系統(tǒng)實(shí)施全過程，大力加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，建立企業(yè)真正以財(cái)務(wù)管理為中心的現(xiàn)代管理模式。在這一會(huì)計(jì)行為優(yōu)化過程中，結(jié)合本企業(yè)實(shí)施SAP系統(tǒng)的實(shí)踐，提以下幾點(diǎn)供參考。

　　1.樹立會(huì)計(jì)管理活動(dòng)意識(shí)，主動(dòng)參與企業(yè)管理。如果說會(huì)計(jì)電算化使會(huì)計(jì)人員從繁重的日常會(huì)計(jì)處理活動(dòng)中解放出來，則ERP系統(tǒng)促成會(huì)計(jì)變成真正企業(yè)管理者。這種轉(zhuǎn)變從系統(tǒng)上線以后注定就會(huì)發(fā)生，會(huì)計(jì)人員唯有轉(zhuǎn)變意識(shí)，積極融入整個(gè)系統(tǒng)當(dāng)中來提升企業(yè)管理水平。如果還僅僅以完成記賬來反映會(huì)計(jì)信息為己任，往往會(huì)被企業(yè)管理當(dāng)局認(rèn)為是不稱職的，提升會(huì)計(jì)人員地位也就是一句空話。整個(gè)ERP系統(tǒng)實(shí)施效果如沒有會(huì)計(jì)人員主動(dòng)意識(shí)來參與也難說是真正有效的。

　　2.把握企業(yè)人員思想動(dòng)態(tài)，正確引導(dǎo)全體人員參與ERP系統(tǒng)。實(shí)施ERP是一個(gè)復(fù)雜系統(tǒng)，如采用SAP等國外先進(jìn)軟件掌握系統(tǒng)操作、原理等更是具有一定難度，對(duì)原操作程序改變很大。實(shí)施之初，各部門往往不適應(yīng)排斥系統(tǒng)的應(yīng)用，在管理當(dāng)局強(qiáng)力推動(dòng)下，再會(huì)慢慢適應(yīng)學(xué)習(xí)掌握，最后在深化運(yùn)用充分發(fā)揮整個(gè)系統(tǒng)功能后，各部門人員會(huì)感覺到ERP系統(tǒng)先進(jìn)性、嚴(yán)密性、科學(xué)性，工作會(huì)離不開系統(tǒng)支持。這是一個(gè)慢慢演變的過程，是一個(gè)積累的過程，會(huì)計(jì)人員自身也不落窠臼。會(huì)計(jì)人員應(yīng)率先明白這一過程，特別是首次實(shí)施ERP系統(tǒng)的企業(yè)對(duì)此應(yīng)有充分認(rèn)識(shí)，并將此運(yùn)用到實(shí)施過程當(dāng)中，使實(shí)施過程少走彎路。

　　3.學(xué)習(xí)培訓(xùn)中加大對(duì)ERP原理學(xué)習(xí)認(rèn)識(shí)，實(shí)施過程中普及基本財(cái)務(wù)知識(shí)。一般ERP系統(tǒng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)都側(cè)重于如何操作層面的培訓(xùn)學(xué)習(xí)即“如何做”，ERP項(xiàng)目實(shí)施人員對(duì)“為何如此做”涉及很少，而在具體操作過程當(dāng)中涉及業(yè)務(wù)往往千變?nèi)f化導(dǎo)致不能順暢運(yùn)行，所以說會(huì)計(jì)人員掌握ERP系統(tǒng)原理和表達(dá)方式也是必須的。實(shí)施ERP以后會(huì)有很多業(yè)務(wù)是集成自動(dòng)產(chǎn)生憑證，各部門操作人員需要選擇會(huì)計(jì)意義上的業(yè)務(wù)分類甚至是會(huì)計(jì)科目，會(huì)計(jì)工作某種意義上是分解了。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員這時(shí)應(yīng)借機(jī)普及基本財(cái)務(wù)知識(shí)，分析財(cái)務(wù)原理，而不是人為神秘化財(cái)務(wù)工作，為推動(dòng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理改進(jìn)打好基礎(chǔ)。

　　4.線上線下相結(jié)合，學(xué)習(xí)培訓(xùn)促提高。不因系統(tǒng)自身的機(jī)器控制偏廢日常財(cái)務(wù)監(jiān)督，過分依賴系統(tǒng)會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的削弱。這一點(diǎn)對(duì)計(jì)劃要上ERP系統(tǒng)和剛上線企業(yè)的會(huì)計(jì)人員尤應(yīng)引起高度重視。只有二者都健康發(fā)展，企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平才會(huì)持續(xù)改進(jìn)優(yōu)化，二者相互促進(jìn)提高。會(huì)計(jì)人員通過ERP系統(tǒng)相關(guān)知識(shí)學(xué)習(xí)過程當(dāng)中，自然就會(huì)對(duì)企業(yè)生產(chǎn)銷售等經(jīng)營過程有更多更深刻的理解，促進(jìn)會(huì)計(jì)人員綜合知識(shí)的提高。但然，這其中應(yīng)時(shí)刻不忘會(huì)計(jì)知識(shí)業(yè)務(wù)的宣貫，更不能對(duì)遺忘系統(tǒng)運(yùn)維人員的宣貫提高，使其能提供優(yōu)質(zhì)的運(yùn)維服務(wù)時(shí)。談到這里，提醒要上線的企業(yè)，系統(tǒng)運(yùn)維一定要立足培養(yǎng)自己企業(yè)人員，過分依賴軟件廠家會(huì)很被動(dòng)。

　　ERP系統(tǒng)實(shí)施為企業(yè)管理提供了一個(gè)很好的平臺(tái)和工具，ERP系統(tǒng)在我國也還不是十分普及和深化。企業(yè)只要從自身實(shí)際情況出發(fā)，選用適合的ERP軟件，整合企業(yè)各種資源，ERP系統(tǒng)對(duì)企業(yè)管理水平提高內(nèi)部控制強(qiáng)化必將發(fā)揮越來越多作用。

文章來源于《時(shí)代金融》雜志2012年第27期