煙草企業(yè)財務支出管控體系工作流程優(yōu)化研究

隨著煙草行業(yè)改革的不斷深入和企業(yè)內控制度理論的不斷發(fā)展，如何將現代企業(yè)內控理論應用到煙草行業(yè)經營管理實踐，更好的提高煙草企業(yè)管理效率，是企業(yè)管理者不斷努力的方向。為進一步發(fā)揮財務管理在企業(yè)管理的核心作用，助推企業(yè)提質增效，加強費用支出控制，按照統(tǒng)籌規(guī)劃、總體設計、分步推進的原則，有效整合會計資源，積極開展財務支出管控體系設計，可以為下一步高速、高效、有序的推進濟寧煙草財務信息化建設，加速財務業(yè)務一體化進程，提升管理與應用水平，打下堅實的基礎。

1  煙草企業(yè)財務支出管控體系現狀

目前，山東省煙草企業(yè)多數單位的會計核算仍是手工錄入記賬憑證，單位預算、結算與核算系統(tǒng)獨立運行，數據基本未實現共享共通，財務報銷、事項審批等會計控制仍是線下運行，基本未實現無紙化管理，全省尚無解決財務支出管控一體化管理，進程緩慢。

1.1  會計核算占用會計資源較大

隨著信息化水平的提升，會計人員逐步由核算型會計向管理型會計轉變。電算化的出現取代了繁瑣的總分類賬、明細賬等賬簿的手工登記。網銀出現后，出納的大部分工作移到了網絡，但是會計基礎核算工作仍占用了大量的人力精力。截止到2018年12月，全市處理記賬憑證核算崗位的人數占全市財務人員的43.75%，遠遠高于其他崗位設置。為保證會計核算的準確、規(guī)范，配備記賬憑證稽核人員占全市財務人員62.50%，會計核算工作效率進一步提升的空間很大。

1.2  預算（計劃）控制作用不能有效發(fā)揮

雖然部分單位實現了報銷業(yè)務電子填寫、智能指引，一定程度上提高了報銷程序規(guī)范化水平，提升了財務報銷效率，但是預算和報銷不能無縫對接的現象時有發(fā)生，導致對年度采購計劃執(zhí)行情況統(tǒng)計困難，控制乏力，不利于企業(yè)決策和控制。根據2017年決算數據顯示，2017年資本性支出預算執(zhí)行率73.52%，預算執(zhí)行偏差較大，控制力較弱。

1.3  流程控制比較繁冗，融合度低

從事項審批、財務報銷和會計核算一體化流程看，事前審批和報銷流程控制節(jié)點存在重復，三項工作委員會審議通過后的審批項目，財務支付前仍需填制相應事項審批、報銷審批后支付。財務報銷和會計核算流程融合度底，重復作業(yè)情況頻繁發(fā)生。數據重復使用、重復審批等問題仍然存在，財務管控效率有待提升。

2  煙草企業(yè)財務支出管控體系管理問題分析

深入分析掌握當前財務管理工作現狀，找到原因所在，是對工作流程進行優(yōu)化的基礎?；诰嫠枷氲呢攧展芾碓谄髽I(yè)管控中的作用尚未得到充分發(fā)揮，流程控制的標準、方法和措施未能形成合力，限制了財務管理水平和工作效率的進一步提升，具體從以下4方面進行分析。

2.1  預算核算系統(tǒng)數據方面

在實際工作當中，公司對外提供預算執(zhí)行分析數據數量較大，頻率較為頻繁（至少每月一次），而預算數據上報完全靠人工判斷和手工錄入，會產生差錯率。由于業(yè)務報銷與財務核算數據未能有效同步，執(zhí)行數據滯后，隨著行業(yè)數據分析需求增強，預算執(zhí)行數據的上報質量不能滿足測算工作及時性的需要，實現預算、核算數據同步提取，業(yè)務報銷和核算數據共享融合迫在眉睫。

2.2  年度采購計劃管理方面

年度采購計劃作為年度全面預算方案的重要部分，其執(zhí)行率的高低直接影響年度預算執(zhí)行能力，其中年度采購計劃中批復的資本性支出項目、房產、不動產維修改造及零星建設項目的預算執(zhí)行偏低是影響年度采購計劃執(zhí)行率高低的要因。日常管理中，年度采購計劃項目開展過多側重項目的批復立項，后續(xù)跟蹤考核評價不夠。如何管理好、督導好、完成好采購計劃中項目的執(zhí)行進度是提升年度費用執(zhí)行率、年度資本性支出預算執(zhí)行率的關鍵。

2.3  會計核算基礎工作方面

由于公司財務報銷和會計核算系統(tǒng)相對獨立，財務業(yè)務數據共享性較差，財務報銷經辦人填報相關單據后，財務核算人員重復錄入相關信息，造成工作效率偏低。例如每月社會保險費的繳納，財務人員根據人事勞資科提供的繳納明細，單張記賬憑證需手工錄入幾百行數據，給稽核人員在會計復核工作中造成較大時間上的浪費。據不完全統(tǒng)計，正確完成單張社會保險費憑證制作在30分鐘以上。時間精力的浪費成為財務管理工作從會計管理到管理會計的攔路石。

2.4  財務報銷效率方面

由于報銷制度多、報銷程序繁瑣、報銷規(guī)范嚴格，經辦人辦理報銷業(yè)務時要面對填制哪種單據、如何填制、是否需要事前審批、需要哪些部門簽字等眾多問題，導致報銷業(yè)務占用工作時間長、部門負責人無法及時簽批、財務支付效率低等問題。例如，經辦人員在報銷時填制報銷憑證封面錄入的單位全稱、開戶銀行、銀行賬號等信息，由于經辦人賬戶填制錯誤導致支付退款，付款人需重新發(fā)起支付流程，將延遲支付業(yè)務3-4天。

3  財務支出管控體系工作流程優(yōu)化

3.1  提高預算管理管控能力

依托財務支出管控平臺，設置預算管控規(guī)則，將預算管理前置到業(yè)務報銷業(yè)務中，實現用預算控制報銷，用流程彌補制度短板，重點控制項目無預算不能生成報銷業(yè)務，提高預算編制的嚴肅性，預算執(zhí)行的剛性，真正讓預算管理在資源配置中發(fā)揮作用。將預算管理、報銷支出、流程標準與會計核算緊密結合，形成業(yè)務融合、控制有力、規(guī)范流暢、平臺穩(wěn)定和持續(xù)改進于一體的財務支出管控體系，打通事前、事中、事后費用開支全過程管理，對企業(yè)費用支出管控實施閉環(huán)式管理，如圖1所示。

3.2  財務工作流程優(yōu)化

按照5W1H制定對策實施表如表2所示，可以采用ECRS精益工具對現有財務工作流程進行優(yōu)化。通過建立預算管理、業(yè)務報銷和會計核算一體化的信息系統(tǒng)，促進財務管理工作信息化、規(guī)范化、流程化建設，提升工作效率。

表1  對策實施表

3.3  制定報銷規(guī)范明白紙

在財務支出管控體系中，建立各支出項目財務報銷附件明白紙，及時向報銷經辦人推送相關支出會計憑證附件要求。降低財務復核時由于附件缺失產生的差錯率，減少人為職業(yè)判斷，提升稽核人員效率及準確率。

表2  財務報銷附件規(guī)范表

3.4  新建計劃項目管理庫

依托財務支出管控平臺，新建計劃項目管理庫，細化年度采購計劃單元，以修理費為例，根據年度批復的采購計劃，逐項建立大額修理費項目檔案，并根據項目檔案安排支出。及時分析相關部門項目開展情況，針對項目開展緩慢的異常項目進行預警，提升項目預算執(zhí)行效率。

表3  財務報銷附件規(guī)范表

4  結語

山東省內不少煙草企業(yè)近年來均對財務管理系統(tǒng)的融合應用開展了探索和實踐，但大部分單位在加強實用性和提高效率等方面仍有欠缺。本文提出構建的預算管理、會計核算、財務報銷三位一體的財務支出管控模式，是一項財務與業(yè)務深入融合的管理方式創(chuàng)新，同時也是市局（公司）積極創(chuàng)新思路，從財務會計主動向管理會計轉型所邁出的探索性步伐。

預算管理理念進一步深入，降本增效和標準化意識明顯增強，日常管理更加注重規(guī)范和效率，企業(yè)基礎管理水平得到加強。根據測算，事項審批實行網上簽批，直接在系統(tǒng)首頁推送，減少了經辦人因為等待相關環(huán)節(jié)簽字人臨時不在而產生的時間浪費，由原來單次平均2天時間可以縮減到0.5天，事項審批業(yè)務簽批時間縮短一半以上。由于業(yè)務報銷和會計核算系統(tǒng)的有效結合，通過業(yè)務報銷人員在財務支出管控系統(tǒng)錄入憑證，財務人員在系統(tǒng)自動生成憑證，減少了財務人員和稽核人員重復錄入校對次數，節(jié)約了憑證錄入時間，工作效率大幅提升。本文在財務管理體系創(chuàng)新方面的新舉措，推進財務業(yè)務一體化的深入應用方面做出有益探索，對提高全系統(tǒng)財務管理水平具有較好的借鑒意義。

本文來源：《企業(yè)科技與發(fā)展》：http://www.00559.cn/w/qk/21223.html